BPMS – Motor de Procesos de Negocio de los Port Community Systems

Por Sergio Gorgone

Se ha hablado cómo la mensajería EDI es el principal elemento portador de datos para realizar el intercambio de información entre las Empresas y los Organismos de Gobierno, esto nos da la posibilidad de realizar transacciones del tipo B2B, B2G y G2G.

Si bien esto aparenta ser no muy complejo debemos asumir que detrás de cada intercambio EDI se ejecutan componentes tecnológicos que son fundamentales para la orquestación de procesos, elementos de software que ofician de motor de reglas de negocios y traductores de mensajería, estamos hablando de las plataformas BPMS (Business Process Management System)

El concepto BPM se puede definir como una no tan nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelar, implementar y ejecutar un conjunto de actividades interrelacionadas (es decir, Procesos) de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o permear la organización en su conjunto, con extensiones para incluir clientes, proveedores y otros actores como participantes en las tareas de negocio.

Automatización de Procesos, Reingeniería

La automatización de procesos está definitivamente vinculada a su reconfiguración (léase reingeniería). Es posible poner en marcha rápidamente planes para la mejora tanto de las técnicas de Gestión de Procesos de Negocio (mapeo y re‐mapeo) como de implementación de los mismos (automatización).  
Estas herramientas hacen que los sistemas de información sean más ágiles, se encuentren estandarizados, estén programados para entrar en acción cuando alguna regla de negocio lo indique y en particular permitan la planificación de los recursos empresariales.

Estas plataformas fortalecen la capacidad de la empresa para gestionar y medir los procesos, que se encuentran en el seno de la implementación. La aparición de un lenguaje de modelado y ejecución común, BPMN (Business Process Model and Notation), hace que el BPM sea más inteligible para los usuarios comerciales que son responsables de los procesos, y para los profesionales de tecnología de la información que los implementan. Esto hace posible imaginar y desarrollar soluciones técnicas para respaldar un proyecto innovador.

La automatización de procesos está estrechamente vinculada a la reingeniería, la idea fundamental radica en no automatizar la ineficiencia.

La gestión de procesos tiene tres partes fundamentales:

Definición de los roles y las responsabilidades relacionadas con la gestión de procesos: quién es el responsable del proceso (Comités técnicos, Comunidad Logística), quién lo supervisa (los administradores de la Plataforma).  

Definición de gobierno: las personas comprometidas con la conducción de los procesos, las personas comprometidas con el monitoreo (Gobernanza que puede tener distintas modalidades según el modelo de negocio seleccionado por el Sponsor del PCS).  

Definición del proceso de análisis del rendimiento de procesos: programación y marcos de tiempo para las actividades de análisis de procesos; definición y selección de planes para la mejora, seguimiento de su implementación.

La gestión del ciclo de mejora del rendimiento es en sí un proceso. Este es el motivo de por qué a veces se lo conoce como el “proceso de la gestión de procesos”. Y éste, como otros, se puede automatizar. Las herramientas BPMS están hechas para eso, ya que las herramientas transaccionales (como ERP) no lo cubren.

El siguiente ejemplo ilustra esto, podemos apreciar concretamente cómo se utiliza un BPMS para la automatización del proceso de Solicitud de Escala de un Buque.

Interconexión de plataformas con otros sistemas

Para que esta idea se pueda convertir en realidad, las herramientas BPMS deben adoptar la lógica de las arquitecturas orientadas a servicios (SOA – Service Oriented Architecture).
Las actividades que se incluyen en un proceso deben tener la capacidad de utilizar los servicios propuestos por las aplicaciones del sistema de información de la compañía y los actores que conforman el ecosistema de información dentro del Port Community System.
Mientras más conectores den soporte a esta interconexión, más rápida será la implementación de procesos compuestos.   La estrategia de las compañías de software se basan en una arquitectura y un proceso que promueve el desarrollo de distintos conectores. Esto se logra en parte publicando sus productos en Código abierto y desarrollando una comunidad de miembros que están constantemente proponiendo nuevos conectores que siguen este tipo de lógica.

Los motores BPM fortalecen la gestión y el control de las Operaciones Logístico/Portuarias

Más allá de la utilidad de los indicadores KPIs, es posible implementar un sistema de gestión proactivo en lugar que sea reactivo. Es posible realizar un seguimiento del rendimiento del proceso a medida que éste se ejecuta.
Según el nivel de rendimiento encontrado, se puede utilizar el flujo de trabajo para implementar sistemas de alerta para informar a los usuarios para que puedan decidir, más rápidamente.
Para ello son muy interesantes los conectores de comunicaciones donde por ejemplo al indicarle al PCS que un Contenedor ya está disponible para su retiro del Terminal, sea enviado un SMS automáticamente al celular de la persona que debe coordinar las operaciones con el transporte del cliente.
Esto no es más que acelerar el tiempo, informar el status del mismo es de suma importancia para los consignatarios de las mercancías.

Conclusiones

Esta increíble pieza de software es lo que se dijo oportunamente “el motor” de los Port Community System. Por ello es fundamental que el equipo de trabajo posea un eximio conocimiento del e-business y sobre todo de la industria logístico portuaria para que los procesos se diseñen estandarizados, optimizados y en sintonía entre todos los actores. Por esa razón los comités de trabajo están integrados por actores expertos en cada uno de los procesos que se deseen automatizar.

Los comités de reingeniería juegan un papel muy importante en esta instancia, la negociación efectiva para intercambiar información, brindar el status de las mercancías y la capacidad de informar eventos que suceden en el proceso de importación y exportación serán los drivers que hay que promover para el éxito del proyecto.

Por todo lo anterior, podemos asegurar que ayuda a simplificar la implementación del flujo de trabajo lanzando soluciones automatizadas creadas a partir de las descripciones de procesos.  Mejora la interoperabilidad de los sistemas siguiendo el estándar BPMN, en particular para varias herramientas de BPM, en el más amplio de los sentidos (diseño, ejecución, monitoreo y  soporte ante cambios en la logística de las organizaciones o legislación aduanera por dar algunas de ejemplo).

Podemos decir que un Port Community System en su escencia es en gran parte un BPMS? Sin duda lo es.

Sergio A. Gorgone – Linkedin

Profesional de Sistemas de la Universidad de Morón con un postgrado en e-Business Management de la Univ de Georgetown-NY USA. Desde 2003 trabaja con Plataformas de intercambio documental electrónico para la cadena logística portuaria y posee formación entre los años 2008 y 2011 en la plataforma PCS – PortIC  del Puerto de Barcelona-España. Consultor Senior de Tecnologías para la RED de Puertos Digitales y Colaborativos SELA-CAF . Docente universitario (UNSAM, ITBA) de la asignatura Tecnologías Portuarias. Director tecnológico de la AIPPYC y Miembro de la Red de Transformación Digital LATAM. Desde 2005 a la fecha se desempeña como Director Técnico y de Procesos de e-PuertoBUE.