Documentación electrónica en el transporte, una realidad en el camino a la consolidación

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¿Cómo garantizar que la gestión de los bienes sea eficiente, segura y también garantice su trazabilidad? La documentación telemática, a través de plataformas electrónicas, es la clave. Pero es necesario un empujón final para que el sector finalmente se despida del papel y adopte un modelo de interacción digital.

Los medios encargados de homogeneizar la documentación telemática son las plataformas electrónicas, un sistema que el Puerto de Barcelona y sus proveedores han incorporado exponencialmente desde 2004. Por el contrario, según una encuesta realizada por una empresa de Singapur en 4.900 puertos de todo el mundo, el 80% aún no ha digitalizado sus procesos y basa sus operaciones en papel.

LAS VENTAJAS DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA EN EL TRANSPORTE

En cuanto al transporte y la logística, el salto del papel a la digitalización de documentos tiene numerosas ventajas; facilita que todos los agentes implicados; cargadores, transportistas, transportistas, transportistas de mercancías, terminales, puertos y autoridades, cuenten con documentación como la Carta Portuaria o el Documento de Control en una plataforma electrónica, mejorando la seguridad, trazabilidad y automatización en recepción y entregas,además de reducir costes (hasta un70% en gestión administrativa, según el Grupo de Trabajo para la Promoción de la Documentación electrónica de transporte).

Este concepto no es nuevo. En 1995, Bolero fue creado como un registro central para que cualquier archivo digital relacionado con el comercio tuviera el mismo valor legal que un documento en papel.

En el área portuaria, Port Community Systems (PCS) comenzó a nacer a principios de la década de 1980 para tratar de automatizar la información intercambiada en las comunidades portuarias mediante mensajes electrónicos. Es el caso de Felixstowe con su sistema FPC80 (Felixstowe Charge Processing for the 80s) que comenzó su desarrollo en 1981 o DAKOSY, del Puerto de Hamburgo,que hizo en 1983.

En el caso de Barcelona, en 1999 nació Portic,la plataforma telemática utilizada por el 98% de las empresas que operan en el Puerto, incluyendo transportistas de mercancías,agentes deaduanas, consignatarios, transportistas terrestres y ferroviarios, terminales y depósitos de contenedores, para rellenar los registros electrónicos necesarios para la gestión de la entrada y salida de las mercancías.

“En el campo del transporte, muchas cadenas de información se establecen en muy poco tiempo y un actor se conecta con muchos actores simultáneamente. Para llevarlo a cabo con éxito, sólo se puede hacer a través de un nivel muy alto de digitalización, telematización y estandarización”, afirma Javier Gallardo,director de Portic.

L'anticipació en l'enviament i tractament de la documentació és clau per a una operativa eficient. (GettyImages/PierNext)

La anticipación en el envío y procesamiento de documentación es clave para operaciones eficientes. (GettyImages/PierNext)

UNA CUESTIÓN PÚBLICA Y PRIVADA

En agosto de 2024 entrará en vigor el nuevo reglamento de transporte digital en la Unión Europea, la Información Electrónica de Transporte de Mercancías,un marco jurídico para que las autoridades acepten como válida la documentación de transporte en formato electrónico.

“El Benelux, gracias a su administración común en materia de transporte, es el más avanzado en su aplicación, el resto de Europa va en marcha más lenta. Francia, por ejemplo, permite al camionero mostrar su documentación en formato PDF utilizando un dispositivo móvil, si un agente lo solicita en un control, pero en España todavía hay dudas sobre cómo debe producirse una eventual inspección de carreteras por parte de los agentes”, ejemplifica Xavier Lluch,consultor independiente en Transportes, Logística y Comercio Exterior.

“Todas las administraciones deben estar preparadas para admitir documentación telemática y garantizar la interoperabilidad entre modelos transfronterizos. Para ello, la información debe homogeneizarse a través de un sistema global, un tema en el que todavía se está trabajando”, afirma Gallardo.

Las dudas generadas por la legalidad de los documentos electrónicos es uno de los escollos que una adopción más masiva está ralentizando entre las empresas del sector logístico y los transportistas. Otro factor, como prosigue Gallardo, es la llamada gestión del cambio;la adopción de nuevas herramientas cuyos beneficios a veces no son evidentes a primera vista y que implican la transformación de modelos internos en los que a menudo se segmenta la información hacia sistemas de información distribuidos, centralizados y compartidos en toda la cadena en un único formato digital.

“Los casos de uso más generalizados de la documentación electrónica en el transporte son los de las grandes empresas que obligan a sus proveedores, incluidos los transportistas, a adoptar estos sistemas. En sectores como el automóvil o la agroalimentación, en los que el fabricante tiene mucho peso, pueden ser tractores en su implantación”, reflexiona Lluch.

En el sector marítimo, la consultora destaca la iniciativa privada DCSA una organización creada en 2019 por navieras como Maersk, MSC y CMA CGM, con el objetivo de estandarizar los procesos de comunicación y el intercambio de información.

“La documentación del transporte marítimo tiene una complejidad añadida como la interpretación de operaciones como la hora estimada de llegada,que para algunas empresas es la entrada de un buque a puerto, mientras que para otras no se produce hasta que las prácticas se suben al barco. Esta iniciativa puede ayudar a estandarizar estos protocolos que siguen estando sujetos a interpretaciones particulares y locales”, afirma.

En el Puerto de Barcelona, la telematización ha reducido el tiempo de registro de los datos de la operadora de dos minutos a menos de diez segundos

LA EXPERIENCIA EN DIGITALIZACIÓN DE LA LOGÍSTICA DEL PUERTO DE BARCELONA

Las bases de la documentación electrónica en el transporte terrestre se definieron en el Foro Telemático del Puerto de Barcelona, a partir de 2003, tras realizar una reingeniería de los procesos de entrada y salida de tierras de contenedores y proponer nuevos trámites basados en el intercambio de mensajes telemáticos y la supresión de documentos en papel. En los procedimientos de entrada y salida se intercambian mensajes de intercambio terrestre EDI (intercambio electrónico de datos) entre consignatarios, transitarios, empresas de transporte, terminales y depósitos de contenedores.

“Desde febrero de 2018, es obligatorio que las órdenes de transporte se envíen electrónicamente. Esta decisión supuso que el grado de uso de estos documentos telemáticos de transporte por carretera pasara, en poco tiempo, del 40% al 100%”, explica Jaume Bagot,jefe de Mejora Sectorial de Procesos del Puerto de Barcelona.

La clave para que la operación se lleve a cabo de manera eficiente es la anticipación en el envío y procesamiento de documentación. En una operación para recoger un contenedor lleno de importaciones, el destinatario envía directamente un documento de entrega a la terminal y, si está a cargo de la gestión del transporte terrestre, envía una orden de transporte a la empresa transportista, indicando el número de entrega enviado a la terminal.

La digitalització dels documents agilitza el treball de carregadors, transportistes, transitaris, terminals, ports i autoritats. (GettyImages/PierNext)

La digitalización de documentos acelera el trabajo de cargadores, transportistas, transportistas de carga, terminales, puertos y autoridades. (GettyImages/PierNext)

Si el transporte terrestre está organizado por un transportista de mercancías, debe recibir el número de entrega del destinatario y también debe incluirlo en el pedido de transporte enviado a la empresa de transporte. Posteriormente, la empresa de transporte enviará un aviso de recogida del contenedor a la terminal, indicando la referencia del documento de entrega y los datos del camión que accederá a las instalaciones.

“Sin ambos mensajes, ningún contenedor sale del Puerto”, dice Bagot. Sin anticipar esta información, no habría sido posible, además, automatizar el acceso a las terminales portuarias, ya que los lectores automáticos de matrículas de los terminales están conectados a sus bases de datos, que incluyen las operaciones pre-previstas para ese día y la identificación de los transportistas que los llevarán a cabo.

Además, en los últimos años, la información aduanerase ha incorporado a todos estos procesos, pudiendo determinar de antemano si todos los procedimientos necesarios ya se han llevado a cabocon aduanas, agilizando el proceso.

“Cuando se hace en papel, los datos del camión tardaron dos minutos en ser registrados. Ahora, gracias a la mensajería electrónica, se lleva a cabo en menos de diez segundos”, comparte Bagot.

La telematización de la documentación de transporte se ha convertido en un elemento clave para que Barcelona sea un puerto en el que se formen formularios en papel, poco a poco parte del pasado. Está pendiente que el resto de agentes de la cadena, transportistas y autoridades compartan esta visión que no es del futuro sino del presente.

Fuente: piernext.portdebarcelona.cat – http://ow.ly/Er8G30rIZxS

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