Desbloquear el comercio mediante la digitalización de la documentación
La documentación comercial es un proceso que requiere mucho papel y recursos. Un conocimiento de embarque electrónico podría ahorrar 6.500 millones de dólares en costes directos y permitir 40.000 millones de dólares en el comercio mundial, se afirma en un artículo de McKinsey & Company.
Imagina que eres un propietario de un cargamento en el año 1450. Entregas tus mercancías al barco que las transportará por todo el mundo y te presentan un conocimiento de embarque, un papel que indica lo que envías, de dónde viene y hacia dónde se dirige.
Avancemos hasta el año 2022: el mundo ha cambiado radicalmente, pero el conocimiento de embarque permanece relativamente inalterado. En la actualidad, el proceso de conocimiento de embarque sigue dependiendo de la transferencia física de registros en papel y se aplica a aproximadamente el 40% de todas las transacciones comerciales en contenedores.
La documentación comercial actual abarca muchos documentos y procesos, y es un proceso manual que consume mucho tiempo y recursos para todas las partes interesadas. La documentación de un solo envío puede requerir hasta 50 hojas de papel que se intercambian con hasta 30 partes interesadas diferentes. El conocimiento de embarque, emitido por los transportistas para acusar recibo de la carga del cargador, es uno de los documentos comerciales más importantes que se requieren para el envío. El análisis de McKinsey indica que el conocimiento de embarque representa entre el 10 y el 30 por ciento de los costes totales de la documentación comercial. Mientras que los sectores de la banca y la aviación han implantado normas digitales que permiten la automatización de los sistemas comerciales, el transporte marítimo no ha madurado mucho más allá de donde se encontraba en el año 1400.
La digitalización de la documentación comercial es un paso importante que puede evitar costes innecesarios, ahorrar tiempo y facilitar el comercio. También puede mejorar la resistencia de la cadena de suministro y ayudar a mitigar las inevitables interrupciones futuras. El renovado interés actual por el rendimiento y la resistencia de la cadena de suministro ofrece un momento oportuno para que el ecosistema del comercio marítimo se una y adopte la digitalización.
Este artículo presenta un caso para la digitalización de la documentación comercial y demuestra cómo la adopción de un conocimiento de embarque electrónico podría ahorrar 6.500 millones de dólares en costes directos y permitir entre 30 mil y 40 mil millones de dólares en nuevo volumen de comercio mundial. También destaca las medidas que pueden adoptar las distintas partes interesadas para desbloquear esta oportunidad en el transporte marítimo mundial.
LA INTERRUPCIÓN ES INEVITABLE
Los recientes desafíos mundiales han convertido la resistencia de la cadena de suministro en un imperativo para las empresas de todo el mundo. La crisis de la pandemia de covid-19, los efectos económicos pospandémicos y los conflictos geopolíticos provocaron interrupciones críticas del suministro en todo el mundo. Estos acontecimientos, y las interrupciones que les siguieron, pusieron de manifiesto la importancia, aunque frágil, de los flujos comerciales para la economía mundial.
En el entorno actual, las interrupciones de la cadena de suministro son constantes y tienen un gran impacto. Ya no es un “si”, ni tampoco un “cuándo”, ya que es omnipresente e impredecible al mismo tiempo. Una investigación del McKinsey Global Institute descubrió que, por término medio, las empresas experimentan una interrupción de los flujos de entrada de suministros que dura entre uno y dos meses cada 3,7 años, y que las interrupciones más cortas son aún más frecuentes. Además, una sola perturbación prolongada de la producción podría eliminar entre el 30% y el 50% del EBITDA (ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización) de un año para las empresas de la mayoría de los sectores. Un acontecimiento que perturbe también los canales de distribución elevaría mucho las pérdidas para algunos.
Teniendo en cuenta que las interrupciones son inevitables, el aumento de la resiliencia para mitigar los efectos de las interrupciones en las cadenas de suministro se ha convertido en uno de los principales retos de la década. Una forma de mejorar la resistencia de la cadena de suministro es que los líderes de la industria se centren en los elementos que pueden ser controlados, en lugar de tratar de prevenir los eventos que no pueden ser controlados.
Por ejemplo, cuando el volcán islandés Eyjafjallajökull entró en erupción en 2010, se cancelaron 100.000 vuelos, lo que afectó tanto a los pasajeros como a la carga aérea y, por tanto, a las cadenas de suministro. La carga, cuyo valor se estima en 50.000 millones de dólares, se retrasó considerablemente en su llegada a los destinos. Los líderes no pudieron prepararse para este acontecimiento y, en cambio, se midieron por su capacidad de reacción. Las cadenas de suministro se alargaron cuando el comercio aéreo fue desviado alrededor del espacio aéreo islandés, y las empresas tuvieron que identificar y reservar rápidamente capacidad en rutas comerciales desconocidas. Uno de los resultados de este acontecimiento fue que los líderes de la industria aprendieron que su capacidad de responder a las interrupciones estaba directamente ligada a su capacidad de compartir información y realizar transacciones con sus socios de la cadena de suministro de la forma más rápida y eficiente posible.
Aunque la pandemia de covid-19 fue ante todo una crisis humanitaria, la interrupción de la cadena de suministro que provocó tiene muchas similitudes con el ejemplo del Eyjafjallajökull. Durante los últimos dos años y medio, miles de contenedores con documentación inexistente o incorrecta permanecieron en los puertos mientras se cancelaban los vuelos que transportaban los documentos comerciales físicos de estos contenedores. Sin documentación verificada, los operadores de las terminales marítimas y las autoridades aduaneras no podían liberar la carga, lo que agravaba la congestión. Esta situación provocó la pérdida de ventas y el aumento de los costes de capital circulante para los cargadores y, finalmente, la pérdida total de valor, en el caso de que la mercancía de temporada no llegara a su fecha de entrega. Estas complicaciones podrían haberse evitado con una documentación digital transparente y accesible. Y algunos trastornos podrían haberse evitado si las oficinas físicas hubieran adoptado rápidamente procesos de trabajo a distancia para la documentación comercial.
El mercado del financiamiento del comercio también se vio afectado durante la pandemia. Las solicitudes rechazadas de seguro de crédito comercial aumentaron en un 60%, lo que obligó a los gobiernos a utilizar sus agencias de crédito a la exportación para cubrir los vacíos de financiación dejados por el mercado privado. El Banco de Exportación e Importación de los Estados Unidos (EXIM), uno de los mayores proveedores de apoyo gubernamental a la exportación a corto plazo, informó de un aumento del 112% en las garantías de capital circulante y del 12% en el seguro de crédito a la exportación a corto plazo durante el año fiscal 2020.
Durante este periodo, un mayor nivel de digitalización podría haber ayudado a las agencias gubernamentales de crédito a la exportación a acelerar la comunicación con los solicitantes de seguros comerciales. El intercambio más rápido y eficiente de documentos podría haber permitido a las instituciones gubernamentales cubrir los vacíos de financiación comercial dejados por el mercado privado mucho antes.
LA PERSISTENCIA DEL PAPEL
Estos acontecimientos recientes han puesto de manifiesto que el intercambio de información, la colaboración y una mayor visibilidad pueden aumentar la resistencia a las perturbaciones. La digitalización desempeña un papel fundamental en la creación de resiliencia, ya que permite el flujo de información. Sin embargo, 30 años después de la puesta en marcha de internet, y 25 años después de que se establecieran procesos de comercio electrónico transfronterizo puramente digitales, los procesos de documentación comercial siguen siendo en gran medida manuales.
Por ejemplo, muchos conocimientos de embarque siguen dependiendo de la transferencia física de registros en papel, y solo el proceso de documentación puede llevar seis horas, o más, a todas las partes interesadas. Además, otros documentos comerciales importantes, como las cartas de crédito y las declaraciones de aduana, requieren el conocimiento de embarque en papel como requisito previo para su creación y emisión.
El conocimiento de embarque original todavía requiere que muchas partes interesadas impriman, sellen y firmen varias copias en papel antes de transportarlas físicamente desde el origen hasta el destino como envíos aéreos exprés. Este proceso no digital es costoso, lleva tiempo de ejecución y es muy susceptible de cometer errores.
Leer el artículo completo en https://mck.co/3GVgqWn.
Fuente: Porthink por: Claudio Lobos Romero
